Elle est basée sur la distinction des recettes et des dépenses et la détermination d’un solde entre le total des dépenses et le total des recettes telles qu’elles apparaissent dans le journal de banque et le journal de caisse.
Chaque événement économique est reporté sur un cahier à deux colonnes :
* la première colonne pour décrire l’événement,
* la deuxième pour mettre son montant, en plus ou en moins selon qu’il s’agit d’un encaissement ou d’une dépense pour celui qui tient la comptabilité.
Ce type de comptabilité dit « de caisse » ne permet pas de faire apparaître les variations de stock (et, plus généralement, du patrimoine), de sorte qu’elle peut laisser penser que tout va bien alors qu’on est en train de vendre les « bijoux de famille » (et inversement, faire croire que la situation est difficile, alors que c’est simplement le stock qui grossit). Elle ne convient donc que pour gérer un stock dont la valeur est stable ou relativement faible, c’est-à-dire pour des particuliers ou de toutes petites entreprises dont les événements économiques sont très simples (par exemple : un cafetier qui encaisse au comptoir les consommations et rend la monnaie).
C’est pourtant avec cette technique que l’État français a fonctionné jusqu’en 2001. Cependant, pour ce faire, il avait adopté une variante un peu plus élaborée. En effet la comptabilité de caisse peut être perfectionnée par l’usage du plan comptable, permettant de déterminer des sous-totaux et des soldes par catégorie. Le solde général peut alors être subdivisé entre le solde des comptes de bilan et celui des comptes de résultats.