1. Pourquoi acheter un logiciel de compta ?

Toute société, ou professionnel libéral, a l'obligation légale de tenir une comptabilité à jour. Certains utilisent encore les bonnes vieilles techniques : cahiers à colonnes, classeurs, calculatrice et... soirées gâchées à faire les comptes ! D'autres, équipés d'un ordinateur, en restent aux tableaux "faits maison", sous Excel par exemple. Ces derniers peuvent suffire pour assurer une comptabilité minimale, mais ils montrent rapidement leurs limites dès que l'activité prend de l'ampleur. Et surtout il est tout à fait inutile de recréer des outils alors qu'il existe sur le marché des logiciels très performants, rodés par des dizaines de milliers d'utilisateurs et bénéficiant de mises à jour régulières. Leurs prix sont aujourd'hui très attractifs (premiers prix autour de 130 euros) et ces produits largement simplifiés sont accessibles au néophyte.
Outre la rapidité qu'il offre par l'automatisation des calculs, ce type de logiciel rend votre gestion plus fiable car il évite les erreurs de ressaisie et rappelle les réglementations à respecter. Il donne en outre à vos éditions comptables une présentation soignée.
En bref, acquérir un logiciel de compta ne vous transforme pas du jour au lendemain en gestionnaire hors pair. Mais c'est un précieux allié qui vous suit tout au long de votre activité professionnelle.

2. Que font ces logiciels ?

Ils servent d'abord à tenir une comptabilité générale, c'est-à-dire à saisir vos factures (fournisseurs et clients) et votre trésorerie. Ils peuvent également vous aider à établir vos déclarations de TVA et vos états de fin d'année, mais ne remplacent pas les conseils de votre comptable ou expert-comptable. Ils ne sont pas conçus à proprement parler pour gérer vos comptes bancaires (gestion financière) ni vos commandes (gestion commerciale) ou vos devis et factures. Cependant, les éditeurs proposent désormais tout cela dans le cadre de packs "tout en un" à destination des PME et des indépendants.
Un logiciel de comptabilité apporte une vue d'ensemble de vos clients et fournisseurs par le biais de fiches et d'historiques. Vous disposez d'états précis et pouvez éditer des échéanciers. L'outil sert aussi à analyser les résultats et à établir un plan de trésorerie. Si vous travaillez avec un expert-comptable, le logiciel synchronisera l'échange de vos données avec le logiciel de votre prestataire. Finies donc les erreurs liées à l'envoi des documents manuscrits par courrier ou fax.

3. Comment ça marche ?

Généralement vous achetez votre logiciel en boutique sous la forme d'une boîte qui contient un CD-Rom à installer soi-même ou par votre revendeur s'il propose ce service. Autre possibilité, récente : s'abonner à un service en ligne. Le principe est quasi identique, si ce n'est que le logiciel n'est pas installé sur votre ordinateur mais vous y accédez via Internet.
Avant d'être 100 % opérationnel, votre logiciel de comptabilité doit être alimenté par vos chiffres. Une étape un peu longue au début mais nécessaire pour gagner un temps précieux par la suite. Vous commencez par créer vos journaux (achats, ventes, opérations diverses...) et votre plan comptable. Vous pouvez également vous appuyer sur un modèle fourni par le logiciel. Puis, chaque mois, comme pour vos grands cahiers de papier, vous enregistrez vos écritures comptables (opérations bancaires, factures fournisseurs et clients, déclarations de TVA) de manière simple, dans des zones de saisie faciles à repérer. Pensez à sauvegarder régulièrement toutes vos informations et à imprimer vos comptes pour les archiver.
Une fois la période de prise en main passée, l'outil se montre très utile. À chaque démarrage, le logiciel affiche un tableau de bord présentant par exemple l'état de sa trésorerie, un échéancier, l'évolution des charges par rapport à ses ventes, des alertes... Attention : la plupart de ces outils requièrent quelques notions de base de comptabilité. Si les termes "débit, crédit" ou "dotation d'amortissement" vous sont étrangers, le glossaire, l'aide en ligne et parfois le CD d'initiation inclus vous seront bien utiles. N'hésitez pas à investir quelques euros dans un guide pratique, qui vous initie pas à pas. Il en existe de très bien faits, dans la collection Eyrolles notamment.

4. Comment choisir le bon outil ?

Une flopée d'éditeurs ont développé des offres pour les PME, les commerçants, les artisans et les professions libérales. Ciel est n°1 sur ce créneau mais ses challengers tels que ApiSoft ou EBP ont aussi leurs émules du côté du bâtiment, des garages, des salons de coiffure, des agences immobilières... Parmi les principaux critères de choix, il faut retenir l'ergonomie (le confort d'utilisation du logiciel), la rapidité de la saisie, la fiabilité de l'outil et ses possibilités d'évolution. Pour garantir la pérennité de votre logiciel, il faut préférer les marques reconnues du marché, qui assurent des mises à jour régulières et disposent d'un large réseau de revendeurs.
Renseignez-vous sur les modules complémentaires au logiciel proposé par l'éditeur : immobilisations, édition de devis/factures, gestion commerciale... Choisir un pack complet est souvent plus avantageux si vous en avez besoin. Demandez conseil à votre expert-comptable ou à votre comptable pour le choix de votre logiciel et de ses options. Enfin, si vous devez partager l'outil entre plusieurs collaborateurs, optez pour une version "multipostes" qui permet de travailler à plusieurs sur les mêmes données. Privilégiez les logiciels prêts à l'emploi qui ne nécessitent pas un système de gestion de base de données pour fonctionner.
La fourchette des prix s'étend de 129 euros, pour assurer une comptabilité simple sur un seul ordinateur, à plus de 1 000 euros HT pour les versions complètes incluant plusieurs postes et de nombreux modules.

5. Faut-il opter pour une assistance ?

L'assistance sur ce type de produit est cruciale. Surtout au démarrage, quand vous avez beaucoup de questions auxquelles le manuel ne répond pas. Par la suite aussi en cas de panne. L'assistance téléphonique initiale, vendue avec la "boîte", ne dure souvent que trente jours. Au-delà, il faut prendre un contrat, qui vous donne droit aussi à un tarif préférentiel pour les mises à jour. Ciel propose ainsi un pack "tranquillité" qui comprend un an d'assistance téléphonique pour 50 euros de plus. Si vous pensez utiliser votre logiciel de compta comme un vrai outil de pilotage, associé à plusieurs modules complémentaires, il est fortement conseillé de souscrire un contrat d'assistance longue durée.