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1. Faites le point sur votre gestion comptable

La « gestion administrative » des pièces comptables exige beaucoup de rigueur. Sans entrer dans des détails techniques complexes, la comptabilité s’apparente à du classement… AVANT, PENDANT et APRES, suivez les étapes de la saisie d’une écriture comptable pour définir vos besoins.

AVANT l'enregistrement de la pièce comptable

Chaque document comptable (également appelé « pièce ») émis ou reçus qui officialise un mouvement d’argent (recette ou dépense) est analysé puis traité manuellement…

Dès réception, les pièces comptables reçues par votre entreprise sont contrôlées, parfois contestées, puis classées dans un échéancier avec l’annotation « à payer le… ». Il peut s’agir des factures éditées par vos fournisseurs, celles qui vous ont été adressées par des organismes auxquels votre entreprise est affiliée (caisse de retraite…) ou les notes de frais établies par vos salariés, etc. Lors du paiement effectif, chaque document comptable recevra l’annotation « Payé le … ».
Suivant la même logique, l’original des factures établies par votre entreprise est adressé à chaque client et le double de chaque facture est classé jusqu’au moment du paiement. La date de l’échéance doit être inscrite sur la facture. Vous en surveillerez alors le paiement et vous procéderez aux relances si nécessaires.
Dès réception, les règlements reçus de vos clients sont remis en banque et le double de la facture reçoit la mention « Payé le… ». S’il s’agit d’un paiement différé matérialisé par un effet de commerce accepté à échéance lointaine (par exemple : 60 jours ou 90 jours fin de mois), vous inscrivez la mention « À encaisser le … » puis vous classez le document dans un échéancier. Il sera remis en banque une vingtaine de jours avant la date d’échéance effective.
Lors du contrôle des extraits bancaires reçus, les recettes ou dépenses dont vous n’avez pas encore eu connaissance seront traités (par exemple, le paiement d’une facture client effectué par virement interbancaire, le rejet d’une traite remise à l’encaissement quelques jours plus tôt, ou la mention d’un chèque sans provision). Dans ce cas, ces « incidents » seront relevés et, s’il y a lieu, les factures (émises ou reçues) seront annotées : « Payé le », ou « Paiement rejeté le ». S’il y a lieu, les frais bancaires (agios, frais d’escompte, intérêts d’emprunt, services bancaires divers…) ou les autres mouvements tels que les mensualités d’emprunt, les taxes réglées ou dues à l’État seront relevés.

Ces opérations peuvent être confiées à toute personne organisée et méthodique car elles n’exigent pas de compétences précises en comptabilité. Vous pourrez les accomplir vous-même ou les déléguer à un tiers (assistant ou comptable salarié, travailleur indépendant, personnel intérimaire, etc.). Les documents comptables resteront dans votre entreprise et vous pourrez les consulter à tout moment.

PENDANT l'enregistrement de la pièce comptable

Une fois les documents traités manuellement, chaque mouvement comptable (au débit ou au crédit des comptes) doit être enregistré sur un logiciel de comptabilité. Cette opération de saisie comptable sera réalisée par vous-même, un employé de votre entreprise (comptable), un expert comptable ou l’un de ses collaborateurs.

Si la saisie est effectuée dans votre entreprise, l’enregistrement des écritures comptables sera effectué sur un logiciel de comptabilité dont vous aurez acquis la licence d’exploitation ou sur un logiciel de comptabilité proposé en mode locatif hébergé. Cette technique, appelée ASP (Application Service Provider) vous permet d’utiliser à distance des logiciels et des services informatiques associés moyennant un abonnement. Elle vous évite de supporter les coûts d’achat du logiciel de comptabilité et de ses mises à jour.
Si vous avez opté pour l’externalisation de votre comptabilité, le collaborateur d’un Cabinet d’expertise comptable se chargera de saisir vos écritures sur le logiciel de comptabilité de son entreprise.

Ces opérations peuvent être traitées par toute personne maîtrisant la saisie des écritures comptables dans les différents journaux (banques, achats, ventes, etc.), avec ou sans contrôle d’un expert comptable. Cependant, elle pourrait parfaitement être confiées à un « non initié » sous réserve qu’il ait auparavant suivi une formation comptable. Dans le même ordre d’idées, sachez que la comptabilité est un métier où la réglementation fiscale est en constante évolution. A ce titre, il est indispensable que votre comptable veille à actualiser ses connaissances. Les stages de formation sont d’excellents compromis pour collecter, analyser et appliquer les mesures gouvernementales liées à la gestion des entreprises.
Si vous recourez aux services d’un Cabinet d’expertise comptable, les pièces comptables lui seront confiés (soit pour une saisie directe par un collaborateur qui se déplacera chez vous, soit pour une saisie différée qu’il réalisera dans les locaux du cabinet comptable ou de l’entreprise de comptabilité). A défaut d’avoir engagé ou formé un comptable dont le niveau de formation en comptabilité est suffisant, l’externalisation de la comptabilité reste toutefois la meilleure garantie contre les erreurs ou les oublis.

APRES la saisie des pièces comptables

Toutes les écritures comptables permettront l’édition des documents comptables : situations intermédiaires, bilan et compte de résultat annexes, liasses fiscales, mais également les balances ou les grands livres…
Les comptes de l’entreprise seront de préférence supervisés par un expert comptable avant l’édition des documents comptables de fin d’exercice.

2. Définissez vos besoins en comptabilité

Si de nombreux logiciels de comptabilité permettent aux entreprises de saisir leurs écritures comptables sur place, cette mission exige un savoir faire précis. Avant de choisir votre solution de gestion comptable, déterminez qui se chargera de la saisie : vous-même, l’un de vos employés ou un prestataire dans le cadre d’un contrat d’externalisation de la comptabilité ? Vous faudra-t-il recourir aux services d’un expert comptable ?

Quand est-il possible de saisir les écritures « en interne » ?

Optez pour la saisie totale des écritures comptables en interne quand vous pouvez réunir les trois conditions suivantes :

La personne chargée de la mission comptable dispose de temps : elle est rigoureuse, précise, elle « aime les chiffres » et elle pourra se charger de toutes les missions qui précédent l’enregistrement des documents sur un logiciel de comptabilité ;
Cette personne possède des compétences techniques en comptabilité : elle maîtrise la saisie des écritures comptables, et/ou elle sera encadrée ou non par le collaborateur salarié d’un Cabinet d’expertise comptable. Si la comptabilité n’est pas supervisée par un expert comptable, elle assure une veille technique, juridique et fiscale pour maintenir ses connaissances à jour par le biais de formations spécifiques pour ne pas commettre d’erreur dans l’exercice de ses fonctions. Cependant, le risque de « passer à côté » d’une loi ou d’un décret d’application subsiste toujours car la réglementation évolue sans cesse. C’est pourquoi il est recommandé de faire superviser sa comptabilité par un expert comptable lorsque l’entreprise ne peut pas engager un directeur financier, ou une personne titulaire d’un diplôme de gestion supérieur.
Le poste de travail du comptable sera équipé d’un ordinateur, d’une connexion Internet pour les déclarations fiscales ou sociales télé déclarées s’il y a lieu, d’un logiciel de comptabilité avec licence (ou elle pourra, via Internet, utiliser un logiciel disponible en mode ASP).

Quand est-il préférable d'externaliser sa comptabilité ?

Optez pour l’externalisation de la comptabilité de votre entreprise pour vous prémunir contre tout risque d’erreur et oubli. Selon la taille de votre entreprise, le volume des opérations à traiter et les compétences techniques des personnels chargés de la saisie, cette externalisation pourra être totale ou partielle.

Saisie partielle : une personne de votre entreprise (ou un intérimaire) se chargera de la saisie (sur un logiciel de comptabilité classique ou en mode ASP) et de l’édition des documents courants (journaux, balances de contrôle, grands livres clients ou fournisseurs…) ; un collaborateur de votre Cabinet d’expertise comptable supervisera les écritures, éditera les documents de fin d’exercice (grand livre annuel, bilan, compte de résultat, annexes).
Saisie totale : une personne de votre entreprise (ou un intérimaire) se chargera de classer les documents et assurera les missions précédant la saisie comptable. Ensuite, un collaborateur de votre Cabinet d’expertise comptable (ou de votre entreprise de comptables) se chargera de la saisie de toutes les pièces et de l’édition des documents comptables de fin d’exercice (journaux, grand livre général, bilan, compte de résultat, annexes) et fiscaux (liasses fiscales…).

3. Choisissez le système comptable adapté à vos attentes

Une fois le choix du comptable déterminé (en interne, ou à l’externe), découvrez les conséquences techniques et financière de la solution comptable pressentie. Les documents sortiront-ils de votre entreprise ? Quels coûts votre décision va-t-elle engendrer ?

Tous les documents resteront « sur place »

La personne chargée de la saisie en interne (secrétaire, comptable ou collaborateur du cabinet d’expertise comptable) analysera, traitera et saisira tous les documents sur place.

Tous les documents seront traités dans votre entreprise : saisie des écritures, calcul et envoi des diverses déclarations fiscales, etc. Le salaire et les charges sociales de la personne seront déterminées au prorata du temps passé pour effectuer cette mission. Le coût des honoraires (tarifs comptables) liés à la supervision des comptes par un Expert comptable sera ajouté s’il y a lieu.
Le logiciel comptable et les mises à jour seront achetés et installés au fur et à mesure de l’évolution des normes comptables. Cette obligation sera suspendue si vous utilisez un logiciel de comptabilité en mode ASP. Le prestataire se chargera lui-même de ces opérations et vous garantira un service respectant les règlementations comptables et fiscales pour un coût annuel estimé à partir de 60 €.
La sauvegarde des informations papiers et informatiques sera rigoureusement organisée par vos soins. Dans le cas d’une solution en ASP avec stockage des données sur le serveur de votre prestataire, la délocalisation des sauvegardes vous permettra de vous prémunir contre les risques de perte de données provoqués par un incident technique (matériel défectueux) ou climatique (chaleur, inondation, incendie). L’économie réalisée sera assez conséquente si l’on considère le coût du stockage des données en interne (ordinateur ou disque dur dédié à la sauvegarde, lieu de stockage ignifugé, etc.).
Avantages : la saisie directe des écritures sur un logiciel de comptabilité (avec licence ou en mode ASP) vous permettra de consulter les comptes de l’entreprise à l’écran. Disponible 24h sur 24, l’information sera analysable en temps réel si la saisie est effectuée quotidiennement.

Les documents seront saisis « en dehors » de l'entreprise

L’expert comptable ou l’un de ses collaborateurs se chargera de la saisie des pièces comptables en dehors de vos locaux.

Vous apporterez les documents au Cabinet d’expertise comptable à dates régulières.
La saisie sera effectuée sur le logiciel de comptabilité de son choix. Sauf s’il vous propose un service en mode ASP pour consulter les écritures à distance, il vous faudra l’appeler pour consulter certains comptes (solde des comptes clients, fournisseurs, de la TVA, etc.). Pour éviter cet inconvénient, vous-même ou l’un des membres de votre personnel pourra concevoir et utiliser des documents de contrôle : tableau de suivi de la trésorerie, tableau de bord de TVA ou listing des paiements des clients…
Les honoraires comptables seront évalués en fonction du temps passé par le collaborateur chargé de votre dossier (tarif à l’heure ou calculé au forfait).
Chaque année, l’expert comptable vous remettra les documents comptables de fin d’exercice : grand livre général, bilan, compte de résultat, annexe.
Avantages : toutes les écritures sont passées par une personne dont les compétences sont prouvées et validées. Le collaborateur ou l’expert comptable pourra consulter les données saisies et vous adresser régulièrement des tableaux de bord de suivi de gestion (trésorerie, encours clients, etc.).